Kelola seluruh siklus kontak, mulai dari intake, review, revisi, approval, signing, hingga penyimpanan – semuanya otomatis, terdokumentasi, dan mudah dilacak.
MENGAPA PERUSAHAAN MEMBUTUHKAN CLM?
BAGAIMANA SISTEM CLM KAMI BEKERJA?
NEW – Kontrak Masuk
Kontrak yang masuk, baik dari vendor, client, atau tim internal melalui Contract Intake Form akan secara otomatis berada di stage ‘NEW’ dan terlihat di dashboard pipeline untuk menunggu proses review.
REVIEW
Dari stage ‘NEW’, kontrak dapat dipindahkan ke proses ‘REVIEW’ yang pada tahap ini:
- Tim legal dan tim lain yang terkait memeriksa isi kontrak dan memberikan masukan atau catatan revisi jika ada ketidaksesuaian.
- Dokumen kontrak dapat di-review bersama antar-tim (real-time collaboration)
DISCUSSION/REVISION
Jika terdapat ketidaksesuaian pada salah satu pihak, baik client atau internal, maka dokumen kontrak dapat diajukan dan dipindahkan ke stage ‘REVISION’. Pada stage ini:
- Sistem memungkinkan diskusi antara internal dan client
- Revisi dapat dilakukan pada versi kontrak yang sama
- Komentar dan feedback terkelola dalam satu workspace
- Semua perubahan tercatat dalam version history
APPROVAL
Setelah draft final siap, kontrak masuk ke stage ‘APPROVAL’ yang mana approval workflow-nya dapat disesuaikan dengan struktur organisasi Anda. Misalnya:
Multi-level approval (Legal Finance Management Director)
Selain itu, stage ini juga dilengkapi dengan:
- Sistem notifikasi otomatis ke approver
- One-Page Approval Sheet untuk ringkasan keputusan
- SLA Tracking
Jika ada penolakan atau revisi tambahan, maka kontrak akan kembali ke stage sebelumnya, stage ‘REVISION’.
Jika kontrak telah disetujui dan tidak perlu revisi, maka di stage ini juga dapat dilakukan ‘SIGNING’.
ACTIVE
Kontrak yang telah ditandangi disimpan dalam repository pusat. Dengan demikian:
- Dokumen kontrak mudah dicari berdasarkan client, kategori, tahun pembuatan, dsb.
- Semua versi sebelumnya tetap tercatat dan dapat dimonitor oleh kedua pihak, tetapi tidak dapat diubah.
RENEWAL/EXPIRY
Sebelum masa kontrak berakhir:
- Sistem secara otomatis mengirimkan reminder/notifikasi ke PIC
- Sistem juga dapat menampilkan daftar kontrak yang butuh renewal
CONTRACT LIFECYCLE MANAGEMENT HIGHLIGHTS
Configurable Workflow with Multilevel Approval
Workflow Designer adalah alat visual yang memungkinkan Anda membuat dan mengedit template untuk alur kerja proses review kontrak, termasuk membuat custom untuk multilevel approval dari berbagai divisi dan posisi.
Contract Reminder
Memungkinkan Anda untuk mendapatkan notifikasi mengenai status dan setiap perubahan yang dibuat di kontrak.
Esignature Integration
Bitrix24 CLM e-Signature memungkinkan Anda menandatangani dokumen kontrak dengan pelanggan, vendor, dan mitra langsung di ruang kerja Anda, tanpa menggunakan alat eksternal. Ini membantu Anda:
- Menghemat waktu dan sumber daya: tidak perlu mencetak, memindai, dan mengirim dokumen kertas;
- Menjaga semuanya tetap terorganisir: memelihara basis data dokumen terpadu dan mengotomatiskan proses penandatanganan; dan
- Tetap memegang kendali: melacak setiap tahap penandatanganan dan memastikan integritas dokumen.
Built In Document Editor and Previewer
Built in Document Editor and Previewer menyimpan semua dokumen kontrak yang Anda kerjakan, termasuk yang dibagikan melalui obrolan Bitrix24 CLM. Bagian ini memungkinkan Anda untuk berkolaborasi dengan kolega untuk membuat dan mengedit dokumen teks, spreadsheet, dan presentasi.
External Access For Document Review
Anda dapat mengatur siapa saja yang dapat mengakses dokumen kontrak yang masuk dan sedang menjalani proses review.
Internal Collaboration (Messenger)
Selama proses review dan revisi dokumen kontrak, Bitrix24 CLM menawarkan obrolan langsung dan grup untuk komunikasi tim. Gunakan obrolan langsung untuk percakapan pribadi dan obrolan grup untuk diskusi departemen atau seluruh perusahaan. Obrolan langsung bersifat rahasia dan tidak dapat diakses oleh administrator.
Document Repository and Audit History
Melalui Bitrix24 CLM Document Repository and Audit History, Anda dapat:
- Monitoring pengajuan approval, permohonan approval, status pengajuan, dan durasi waktu yang dibutuhkan untuk mencapai approval.
- Monitoring request outgoing, incoming, dan disposisi melalui satu dashboard yang interaktif dan terupdate secara real-time.
- Pencarian dokumen dengan keyword, filter kategori, subkategori, departemen, dan status.
- Riwayat dokumen lengkap untuk audit trail dengan time-stamp, action tracking, dan pencatatan involvement setiap stakeholder.
- Penyusunan master data untuk memudahkan proses administratif ongoing
Contract Expiry Reminder
Melalui Contract Expiry Reminder, Anda dapat mengatur untuk mendapatkan notifikasi jika kontrak akan atau telah expired pada waktu tertentu.
Dashboard and SLA Tracking
BI Builder adalah sistem yang memungkinkan Anda membuat laporan analitik menggunakan data dari akun Bitrix24 CLM Anda. Melalui Dashboard dan SLA Tracking, Anda dapat membuat laporan baru atau mengedit laporan standar. Saat Anda membuka laporan, laporan tersebut akan secara otomatis mengumpulkan informasi dari Bitrix24.
FREQUENTLY ASKED QUESTIONS
Apa itu Contract Lifecycle Management?
CLM adalah sistem untuk mengelola seluruh proses kontrak mulai dari dokumen masuk hingga reminder perpanjangan.
Apakah sistem mendukung e-signature?
Ya, mendukung integrasi e-sign seperti Privy, DocuSign, dll.
Apakah workflow approval bisa di-custom?
Bisa. Approval dapat disesuaikan dengan struktur organisasi Anda.
Apakah bisa integrasi dengan sistem lain?
Ya, dapat terhubung dengan CRM, ERP, atau platform lain sesuai kebutuhan.
Apakah sistem bisa dideploy di local server?
Ya, sistem bisa dideploy secara local di server anda
JADWALKAN DEMO GRATIS! HUBUNGI TIM SPESIALIS KAMI SEKARANG!
Dengan analisis yang lebih baik dan pemantauan kinerja tim anda secara lebih transparan, maka anda akan mampu melaksanakan berbagai strategi sales yang lebih jitu dan efektif.
MAKSIMALKAN POTENSI USAHA ANDA
Siapkah Anda Untuk Perubahan, Dengan Teknologi Yang Melayani Anda?
Tim ASKARASOFT akan selalu siap melayani anda dalam merancang langkah-langkah transformasi usaha anda menuju efisiensi yang MAKSIMAL. Tim kami adalah profesional “berkelas dunia”, yang siap membantu anda.
