Dokumen Kolaborasi Online dengan Bitrix24

Berbagi dokumen dengan rekan kerja adalah hal yang sering dilakukan saat mengerjakan dokumen secara bersamaan, anda dan tim saling mengirimkan lampiran dan dokumen secara berulang untuk memperbarui versi sehingga kadang anda bisa saja terlewat untuk mengetahui dokumen yang sudah final. Mungkin anda sudah sering mendengar kolaborasi dokumen secara online, pada artikel ini akan membahas mengenai dokumen kolaborasi online dengan Bitrix.

Meskipun saat ini masih banyak karyawan yang berkolaborasi dengan cara mengirimkan email ke rekan timnya dan mengirimkan dokumen secara bergantian dengan banyak versi, dapat diprediksi berakhir tidak efesien dan membuat pekerjaan menjadi lebih rumit. Berikut adalah beberapa point yang sering menjadi masalah dalam proses pembuatan dokumen :

• Terlalu banyak versi yang berbeda

Saat tiga karyawan atau lebih sedang berkontribusi membuat dokumen, maka mereka akan mengirimkan hasil dokumen melalui email secara berulang untuk mengupdate hasil dari revisi sebelumnya. Nantinya, dokumen lampiran email yang diterima akan memiliki banyak versi final dan bisa menjadi kendala ketika memilih versi final yang terahir.

• Tidak dapat melacak perubahan

Seperti poin sebelumnya, dengan banyaknya orang yang berkolaborasi pada dokumen melalui email akan menyulitkan jika supervisor melacak semua masukan semua orang ketika ada perubahan dan menemukan kesalahan yang dibuat.

• Slow speed

Mengirim email dan menanggapinya membutuhkan waktu. Begitu juga mengunduh dokumen dan mengeditnya di hard drive Anda yang seharusnya menjadi proses yang cepat dan mudah.

Dokumen kolaborasi online dengan Bitrix24

Lalu bagaimana Bitrix24 dapat membantu anda untuk berkolaborasi dengan tim, sebagai informasi Bitrix adalah platform kolaborasi dan otomatisasi online yang dirancang untuk memudahkan pekerjaan anda di perusahaan. Anda dapat mmebuat akun menggunakan email dan mengundang anggota tim anda dan mulai berkolabirasi. Tools yang ditampilkan di Bitrix24 adalah Online Workspace yang artinya semua fitur yang tersedia dapat digunakan untuk berkolaborasi, seperti :

• Instant messaging (chats)
• Video calls and conferences
• Calendars
• Live feed (where users can post articles, leave comments, give likes, etc.)
• Drive (online cloud storage)
• Dokumen

Semua fitur yang tersedia terintegrasi dalam satu platform dan tidak terpisah sehingga memudahkan anda dan tim untuk berbagi satu sama lain. Berikut tampilan dari dokumen kolaborasi yang tersedia di Bitrix24. Bitrix24 dokumen adalah editor dokumen online lengkap yang memungkinkan Anda mengunggah, membuat, melihat, mengedit bersama, dan berbagi dokumen secara online dengan kolega dan pengguna eksternal. Bitrix24 dokumen mendukung format (docx, pptx, xls, ppt, pdf, txt, html, csv, dan lainnya), yang berarti Anda tidak hanya dapat bekerja dengan dokumen teks biasa tetapi juga spreadsheet dan presentasi.

Apa keuntungan menggunakan Bitrix24 Dokumen

Apa yang membuat Bitrix24 dokumen lebih baik dari yang lain, Bitrix24 document bukan hanya sebagai dokumen kolaborasi online namun ini adalah bagian dari ekosistem yang lebih besar – ekosistem yang menampilkan semua yang Anda butuhkan untuk menjalankan proyek, meningkatkan penjualan, dan mengelola tim Anda, baik dari jarak jauh maupun di kantor. Anda mengedit bersama dokumen, menulis pesan di obrolan, melakukan panggilan video, membaca posting baru di beranda, dan kemudian kembali mengerjakan dokumen. Tanpa harus beralih di antara alat yang berbeda semua sudah tersedia dalam Bitrix24. Berikut keuntungan menggunakan dokumen online Bitrix :

• Real-time editing

Buat dan edit dokumen teks, spreadsheet, dan presentasi secara real-time. Undang pengguna lain (apakah mereka memiliki akun Bitrix24 atau tidak) untuk mengedit bersama dokumen Anda.

• Real-time collaboration

Tidak peduli berapa banyak orang yang mengedit dokumen bersama, Anda selalu dapat melihat siapa yang mengerjakannya baru-baru ini dan perubahan apa yang telah dibuat.

• Document management

Semua dokumen Bitrix24 Anda dikelola melalui satu dasbor tempat Anda dapat melihat semua aktivitas, perubahan, dan pembaruan terkini. Anda dapat mengelola izin akses dan mengaktifkan kunci dokumen untuk mencegahnya dari pengeditan yang tidak disengaja.

• Document sharing

Anda dapat dengan mudah membagikan dokumen Anda dengan pengguna eksternal (bahkan mereka yang tidak memiliki akun Bitrix24) hanya dengan mengirimkan tautan kepada mereka.

• All formats supported

Bitrix24 mendukung semua format file populer (docx, pptx, xls, ppt, pdf, txt, html, csv, dan lainnya) membuat dokumen teks, spreadsheet, dan presentasi Anda selalu menyenangkan untuk dikerjakan.

Kesimpulan

Cara modern untuk mengerjakan dokumen bersama adalah kolaborasi online melalui layanan berbasis cloud seperti Bitrix24. Jika Anda baru mengenal Bitrix24, pastikan untuk menguji coba produk dan lihat apa yang dapat dilakukan untuk bisnis Anda dengan membuat akun gratis, konsultasikan kebutuhan anda lebih jauh dengan Askarasoft.