( Asisten Pribadi untuk Semuanya )
Jika Anda bekerja dalam tim yang berlokasi di zona waktu berbeda, memiliki beberapa akun kalender, dan mengalami konflik penjadwalan terus-menerus, asisten AI adalah sesuatu yang harus Anda pertimbangkan lebih lanjut.
Namun jika Merencanakan tugas pribadi sehari-hari atau daftar tugas pekerjaan individu selama seminggu tidak memerlukan perangkat lunak tambahan.
Lalu bagaimana asisten tersebut dapat membantu Anda ?
Definisi dari “Tanpa Hambatan Waktu” — Penjadwalan AI ini dapat membantu dalam hal:
- Penjadwalan rapat
- Penjadwalan ulang rapat
- Pengiriman pengingat untuk tugas yang lewat jatuh tempo
- Prioritasi tugas
- Pengiriman tindak lanjut
Manfaat Menggunakan Alat Penjadwalan AI — Banyak tugas yang dapat dialihkan ke Penjadwalan AI. Hal ini akan sangat membantu meningkatkan alur kerja Anda:
1.Peningkatan Tingkat Produktivitas — Sebagai alat manajemen tugas, Asisten penjadwalan AI dapat berguna tidak hanya untuk rapat tim.
Fitur pelacakan tugas dan pengingat otomatis memastikan tenggat waktu terpenuhi, sementara prioritas tugas dapat diatur untuk saran penjadwalan yang optimal.
Fitur time-blocking membantu mengatasi masalah waktu dengan memfokuskan pada tugas-tugas vital, mencegah gangguan, dan memastikan proyek-proyek penting mendapatkan alokasi waktu yang cukup dalam jadwal Anda.
2.Lebih Sedikit Kesalahan Penjadwalan — Memastikan tidak ada tumpang tindih tugas. Hal ini merupakan bantuan besar dari Asisten Penjadwalan AI. Setelah suatu acara ditambahkan ke kalender dan Anda memiliki tugas atau aktivitas lain yang memakan slot waktu tersebut, sistem akan langsung mengirimkan pemberitahuan dan memberikan opsi penjadwalan ulang. Ketika seorang manajer proyek menjadwalkan rapat, itu mungkin tidak selalu selaras dengan apa yang Anda rencanakan untuk hari itu. Aplikasi penjadwalan AI dapat digunakan untuk memastikan tidak ada kesalahan dan secara otomatis mengubah kalender.
3.Hemat Waktu — Juga mengurangi jumlah situasi yang membuat stres. Mengatur rapat saja sudah cukup sulit, dengan semua orang sibuk dengan pekerjaan. Mengotomatiskan banyak tugas manual pasti akan menghemat waktu karyawan Anda, bukan hanya jam atau waktu. Masalah ini sama-sama berlaku untuk perusahaan kecil dan besar. Menyampaikan informasi antar departemen dan anggota tim yang tidak pernah berinteraksi hanya dapat menyebabkan lebih banyak email bolak-balik, masalah, dan waktu yang terbuang untuk memperbaikinya.
4.Keseimbangan Kehidupan Kerja yang Lebih Baik — Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah memindahkan slot di sekitar kalender tanpa sakit kepala memikirkan apa dan di mana. Sinkronisasi dengan zona waktu setiap orang adalah salah satu fitur yang paling berharga, yang sangat mempermudah proses penjadwalan. Memilih waktu untuk rapat dengan anggota tim menjadi lebih mudah dari sebelumnya dengan teknologi teknologi kecerdasan buatan.
AI Scheduling Assistant secara otomatis terhubung ke pengaturan lokasi dan waktu setiap akun individu dan memiliki kemampuan untuk mengonversi jam secara otomatis. Dengan cara ini, setiap tim akan menerima waktu yang benar.
Selain itu, jika Anda menggunakan alat untuk memprioritaskan tugas (biasanya, ini dilakukan dengan bantuan papan Kanban), Berdasarkan distribusi beban kerja Anda yang biasa, alat ini dapat memprediksi kapan Anda akan bebas untuk memindahkan tugas yang tumpang tindih. Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah memindahkan slot di sekitar kalender tanpa sakit kepala memikirkan apa dan di mana.
Apa Perbedaan Antara Kalender AI dan Kalender Pintar?
Kemampuan untuk belajar berdasarkan input sebelumnya adalah Fitur yang paling membedakannya.
Misalnya, untuk tugas berulang, ia dapat memperkirakan jumlah waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menggunakan informasi ini untuk penjadwalan di masa mendatang.
Jika Anda menggunakan asisten penjadwalan AI dan menyesuaikannya dengan benar setelah setiap tugas, menandai apa yang telah diselesaikan dari daftar tugas harian Anda, ia dapat melacak periode paling produktif Anda. Kemudian, ia akan menggunakan data tersebut untuk mendistribusikan tugas-tugas prioritas selama periode tersebut. Dengan menganalisis semua data yang Anda tambahkan ke kalender, ia dapat membuat penyesuaian yang lebih baik.
Asisten Penjadwalan AI — Apa yang harus Disiapkan ?
Sangat mudah untuk tersesat dalam lautan pilihan saat ini, terutama dalam hal alat AI. Beberapa mungkin berfokus pada penyempurnaan satu segmen tertentu, sementara yang lain membuktikan berbagai fitur, dan keduanya entah bagaimana tampak tidak cukup. Kami telah menyiapkan daftar apa yang harus dicari dalam asisten penjadwalan AI untuk memastikan Anda mendapatkan semua manfaat dari perangkat lunak tersebut.
- Antarmuka yang Ramah Pengguna — Anda dan tim Anda akan menggunakan alat penjadwalan AI. Inilah sebabnya mengapa antarmuka yang ramah pengguna harus menjadi salah satu prioritas saat membuat keputusan. Semua fitur utama harus mudah diakses tanpa perlu menelusuri banyak halaman untuk mencapai pengaturan. Antarmuka harus memiliki navigasi yang mudah dan intuitif dalam beberapa kalender untuk setiap anggota tim.
- Prioritas Tugas AI — Fitur yang memungkinkan pengguna memprioritaskan tugas adalah fitur yang dapat membuat perbedaan, terutama dalam jangka panjang. Kemampuan asisten AI untuk belajar dan beradaptasi berdasarkan input data sangat bergantung pada prioritas karena dapat meningkatkan proses penjadwalan bahkan tanpa campur tangan seseorang. Untuk membuat keputusan yang lebih baik, asisten penjadwalan AI harus memiliki perincian tentang apa yang harus didahulukan untuk membantu Anda tetap produktif.
- Harga — Apakah Anda ingin menggunakan asisten penjadwalan AI secara individual atau untuk bisnis kecil atau bahkan perusahaan ? Anda harus menetapkan anggaran terlebih dahulu. Ada banyak pilihan perangkat lunak, dan Anda harus mencari yang menyediakan semua fitur yang mungkin Anda perlukan tanpa menghabiskan uang yang tidak Anda miliki. Selain itu, cari alat penjadwalan yang menetapkan harganya dengan jelas. Uji coba gratis juga bisa menjadi bantuan besar yang memungkinkan Anda memilih opsi terbaik.
- Pelacak Tenggat Waktu — Memungkinkan Anda menjadwalkan rapat dan acara kalender lainnya hanyalah fitur dasar dari asisten AI semacam itu. Untuk membantu Anda tetap pada jalur dengan beban kerja dan meningkatkan proses manajemen proyek, ia harus memberi Anda fitur-fitur seperti:
- Pengingat: ini tidak hanya akan memberi tahu Anda tentang rapat yang akan datang tetapi juga memberi Anda cukup waktu sebelumnya untuk mempersiapkan.
- Tindak lanjut: Ini diperlukan untuk menerima detail dari rapat serta mengumpulkan umpan balik tambahan dan menyediakan tempat untuk saran.
- Penjadwalan ulang: ketika rapat harus dijadwalkan ulang, setiap peserta harus mencari informasi yang relevan dengan detail waktu yang akurat, apa pun zona waktunya.
Daftar Asisten Penjadwalan AI Terbaik Kami
Untuk membantu anda & team berhasil, kami telah membuat daftar asisten penjadwalan AI terbaik untuk manajemen tugas pribadi atau profesional. Mari kita lihat setiap opsi, harganya, dan fiturnya, serta uraikan cara kerjanya. ( Ingatlah bahwa Anda harus membuat keputusan berdasarkan kebutuhan spesifik Anda )
Dalam hal preferensi penjadwalan, pengaturan sistem sangat mudah. Anda dapat memilih jam kerja mingguan untuk setiap hari dalam seminggu dan mengatur ‘Tidak Tersedia’ untuk akhir pekan. Zona waktu secara otomatis dikonversi untuk setiap peserta untuk membantu menghindari kesalahan penjadwalan.
Manajemen tugas menjadi mudah dengan garis besar seperti perencana. Anda dapat menambahkan tugas, menyesuaikan durasi dan prioritas, dan waktu jeda pada satu halaman. Semua data akan disimpan secara instan. Garis besar tersebut menyertakan kalender dengan menu di sisi kiri serta daftar di sisi kanan untuk tugas terbuka, prioritas, dan pelacakan kebiasaan prioritas rendah. Ini memberikan pandangan yang jelas tentang segala sesuatu yang harus diselesaikan.
Saat menambahkan tugas ke kalender, Anda dapat membaginya ke dalam kategori berbeda yang akan ditampilkan di menu di sisi kiri layar. Kategori ini ditandai dengan tagar, memberi Anda garis besar yang jelas dari semua acara. Trevor AI akan memberikan saran di kalender yang menyoroti tempat-tempat di mana Anda dapat menambahkan tugas. Perangkat lunak akan belajar saat Anda terus menggunakannya untuk memberi Anda opsi yang lebih baik.
