Aplikasi Persuratan: Solusi Modern Untuk Surat Menyurat

Di era yang serba digital untuk sekarang ini, sudah banyak sekali reformasi untuk bisnis, dan salah satunya adalah aplikasi persuratan.

Mungkin dalam proses surat menyurat untuk sekarang ini di berbagai perusahaan sangat lah penting karena jika dilakukan secara digital akan membuat proses menjadi lebih cepat dalam proses birokrasi di instansi atau sebuah perusahaan.

Biasanya, untuk sekarang ini di berbagai instansi sudah memiliki berbagai macam tools yang digunakan dalam hal surat menyurat dalam sebuah instansi.

Tools atau aplikasi ini ada sangat banyak, mungkin ada yang memakai semuanya dan mungkin ada juga instansi yang menggunakan beberapa saja karena merasa sudah cukup dengan beberapa aplikasi saja.

Setiap tools atau aplikasi ini memiliki kelebihannya masing-masing dan juga untuk kepentingan yang berbeda juga sesuai dengan kebutuhan.

Bagaimana cara meningkatkan potensi bisnis dengan aplikasi persuratan? Mari kita berbicara tentang bagaimana cara meningkatkan potensi bisnis dengan aplikasi persuratan dari Askarasoft!

Apa Itu Aplikasi Persuratan

Sebelum itu, kita membahas tentang aplikasi persuratan terlebih dahulu agar paham dengan betul. Pada umumnya, jika dijelaskan secara singkat saja, aplikasi persuratan ini adalah sebuah tools atau aplikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen kepada instansi yang berkaitan atau perusahaan yang berkaitan untuk tujuan bisnis.

Jika dijelaskan secara rinci, Aplikasi persuratan adalah aplikasi penerimaan surat yang bisa atau mampu untuk membantu pendistribusian surat dengan mudah, cepat, dan juga ideal.

Pendistribusian dapat dijalankan secara otomatis dan dapat diawasi mengenai surat yang belum terdistribusikan. Pada aplikasi ini menjadikan surat digital lebih mudah untuk dikoordinasikan dan diatur. Aplikasi persuratan ini memiliki manfaat yang sangat terasa bagi perusahaan atau instansi.

Artikel Terkait : Cara Mengatur Surat Perusahaan Lebih Mudah

Manfaat Aplikasi Persuratan

Pemanfaatan dari aplikasi persuratan ini adalah ketika terdapat sebuah kasus. Yaitu pada saat dalam cara kerja persuratan terdapat disposisi surat masuk dan keluar yang berbeda-beda asal dan jenisnya, pengarsipan surat yang dijalankan secara konvensional benar-benar memerlukan waktu yang lama karena data yang di input tidak secara otomatis dan terfokus. Dengan demikian perlu adanya aplikasi surat menyurat yang membantu dalam masalah persuratan yang ada.

Umumnya, jika dilihat lagi, aplikasi persuratan ini adalah bisa jadi merupakan sebuah aplikasi yang dibuat oleh pihak ketiga untuk membantu pengarsipan surat yang dijalankan secara otomatis yang tidak melulu harus didata satu persatu oleh manusia, tentu saja ini memakan waktu yang sangat lama dan malah membuang banyak waktu yang sia-sia.

Kalau bisa cepat, kenapa tidak menggunakan yang lebih cepat saja? Walaupun memang, aplikasi persuratan ini juga ada yang tersedia secara umum dan juga gratis.

Macam – Macam Aplikasi Persuratan Online

Anda pasti tahu jika aplikasi persuratan online ini bukan hanya aplikasi yang dibuat secara spesifik oleh developer aplikasi untuk satu perusahaan dan berbayar, akan tetapi ada juga macam-macam aplikasi persuratan yang tersedia secara gratis dan itu mungkin sudah cukup untuk perusahaan yang kecil saja.

Salah satu aplikasi persuratan yang sudah sering Anda gunakan dan pasti Anda tahu salah satunya adalah Whatsapp. Apakah ada yang lain? Tentu saja ada.

Email

E-mail (electronic mail) adalah aplikasi persuratan yang sudah tidak perlu Anda ragukan lagi jika ini dimiliki oleh semua perusahaan.

Fitur jaringan yang paling umum digunakan di bidang komunikasi adalah email. Ini adalah transmisi pesan dari satu komputer ke komputer lain.

Komunikasi dapat berlangsung antara dua hingga banyak pengguna. Tidak hanya mengirim pesan dalam format teks, tetapi juga kita dapat menambahkan gambar, dan dokumen dalam bentuk PDF, video, atau lampiran lainnya.

Walaupun email ini merupakan aplikasi persuratan yang sudah tidak diragukan lagi bagaimana penggunaannya dan manfaatnya bagi perusahaan, tapi ternyata ada kelebihan dan juga kekurangannya.

Kelebihan:

• Komunikasi dapat dilakukan secara global.
• Akses mudah karena tersedia di ujung jari kita.
• Komunikasi terjadi lebih cepat.

Sedangkan untuk kekurangan dari email adalah sebagai berikut:

• Dalam hal penyampaian pesan yang panjang, dibutuhkan banyak waktu.
• Ada kemungkinan diabaikan atau tidak ada tanggapan dalam keadaan darurat.
• Harus berurusan dengan pesan yang tidak diinginkan.
• Ada kemungkinan pesan terkirim ke orang yang salah karena perubahan alamat email.

Mail and Calendar

Aplikasi yang satu ini adalah bawaan dari Microsoft. Aplikasi yang satu ini bisa dinikmati oleh pengguna Windows yang sudah menginstal di PC atau laptopnya mulai dari Windows 10 dan ke atasnya.

Aplikasi Mail and Calendar mampu menolong Anda tetap up-to-date dengan e-mail Anda, mengelola jadwal, dan tetap berkaitan dengan orang-orang yang paling Anda pedulikan.

Didesain untuk di kantor, instansi, dan di rumah, aplikasi ini menolong Anda berkomunikasi dengan cepat dan fokus pada hal penting di semua akun Anda. Aplikasi ini kompatibel dengan Office 365, Exchange, Outlook.com, Gmail, Yahoo! dan akun populer lainnya.

Kelebihan dari aplikasi Mail and Calendar adalah sebagai berikut:

• Bilah navigasi memberikan sistem beralih yang kencang dan nyaman, memungkinkan Anda berpindah antara e-mail dan kalender dengan bebas untuk memecahkan segala masalah pekerjaan.
• Kalender dioptimalkan untuk Exchange, dengan dukungan yang optimal untuk mengontrol dengan tepat dan mengelola jadwal yang padat.
• Kalender menyediakan tampilan yang bagus dan menolong menampilkan jadwal Anda seperti hari, pekan, dan bulan.

Sedangkan untuk kekurangan dari aplikasi Mail and Calendar yaitu:

• Terlalu memakan banyak RAM yang membuat komputer menjadi lag.
• Aplikasi ini kurang populer dan lebih banyak yang menggunakan aplikasi persuratan lainnya.

Artikel Terkait : Apa Itu Digital Sign ?

Outlook

Masih berhubungan dekat dengan aplikasi persuratan dari Windows, adalah Outlook. Orang sering bingung antara Microsoft Outlook dengan Microsoft Outlook.com.

Outlook adalah program email yang Anda pasang di komputer dan merupakan bagian dari Microsoft Office Suite; sedangkan Outlook.com hanyalah layanan email online yang disediakan oleh Microsoft.

Tertarik untuk menemukan klien email yang tepat untuk Anda dan bisnis Anda? Lalu inilah pro dan kontra dari Microsoft Outlook dan mengapa itu bisa menjadi pilihan yang tepat untuk Anda.

Untuk kelebihan dari aplikasi Outlook adalah sebagai berikut:

• Microsoft Outlook mudah diunduh dan digunakan. Ini memiliki antarmuka pengguna yang intuitif dan modern yang jelas dan mudah dimengerti. Ini juga tersedia di sebagian besar perangkat populer.
• Dengan alat tugas bawaan Outlook, Anda dapat dengan mudah, misalnya, mengakses kalender dari dalam kotak masuk Anda dengan mengeklik ikon Kalender. Sekarang Anda tidak perlu keluar dari kotak masuk untuk mengakses kalender.
• Anda dapat mengubah tampilan antarmuka pengguna Anda dengan menggunakan tema. Menampilkan atau menyembunyikan teks pratinjau atau bahkan di mana panel baca muncul adalah beberapa perubahan yang dapat Anda lakukan.
• Outlook dibuat untuk berintegrasi dengan sangat baik dengan device Microsoft Office lainnya.

Sedangkan untuk kekurangan atau masalah yang sering dihadapi oleh pengguna Outlook adalah sebagai berikut:

• Beberapa pengguna merasa bahwa Microsoft Outlook membanjiri mereka dengan fungsionalitas, yang mungkin mempersulit penggunaan fungsi yang lebih sederhana dan lebih diperlukan seperti email dan jadwal.
• Microsoft Outlook secara alami dibangun untuk berjalan di sistem operasi Microsoft, seperti Windows XP, Windows Vista, dan Windows 7. Jika Anda menjalankan sistem operasi Mac, Anda masih dapat menjalankan Microsoft Outlook secara virtual.
• Microsoft Outlook adalah aplikasi perangkat lunak berpemilik. Oleh karena itu, integrasi dengan program lain sangat terbatas, misalnya Google Kalender. Jika saat ini Anda menggunakan aplikasi penjadwalan lain seperti kalender Google, Anda perlu mengunduh dan menginstal aplikasi pihak ketiga untuk mempertahankan semua informasi Anda saat ini atau memasukkannya kembali secara manual ke Outlook.
• Microsoft Outlook hadir dengan paket software Microsoft Office. Pada tahun 2020, biaya paket tersebut bisa sampai jutaan rupiah.

WhatsApp

Selanjutnya yang paling populer adalah Whatsapp. Aplikasi yang satu ini memang sudah sangat umum di Indonesia. Untuk penggunaan biasa mungkin bisa menggunakan Whatsapp versi yang biasa yang sudah bisa digunakan untuk mengirim berbagai macam dokumen. Akan tetapi, biasanya untuk masalah bisnis ada versi Whatsapp Business.

Dengan menggunakan WhatsApp Business, perusahaan tunduk pada WhatsApp Commerce Policy, yang mengatur penggunaan perusahaan. Ini memastikan bahwa konten yang menyinggung dan ilegal tidak ada di WhatsApp. Ini membantu aplikasi tetap menjadi saluran komunikasi yang bereputasi baik dan positif.

Untuk penggunaan persuratan dan untuk yang lebih professional, maka banyak yang menggunakan WhatsApp Business API.

Aplikasi persuratan ini memiliki kelebihannya, antara lain:

• Salah satu argumen terpenting yang mendukung WhatsApp Business API adalah bahwa perlindungan data terjamin. Meskipun aplikasi WhatsApp Business memunculkan banyak masalah keamanan untuk bisnis, menggunakan WhatsApp melalui API Bisnis sudah sesuai dengan GDPR.
• Dengan platform komunikasi yang dipilih, setiap karyawan menerima akun karyawan mereka sendiri. Ini memberikan akses ke kotak masuk tim bersama, tempat pertanyaan dan pesan pelanggan diproses dan dijawab.
• Keuntungan lain dari API adalah Anda dapat menggunakan WhatsApp dengan jumlah akun karyawan yang tidak terbatas. Ini berarti tim layanan Anda dapat terhubung ke platform perpesanan pelanggan dan mengelola pesan WhatsApp dari PC desktop mana pun, di mana pun lokasinya.
• Meskipun email dapat dipertukarkan antar penyedia (misalnya Yahoo ke Gmail), pengguna terbatas pada aplikasi masing-masing saat mengirim pesan (WhatsApp ke WhatsApp, Telegram ke Telegram, dll.). Dengan cara ini, Anda memegang kendali penuh atas pertanyaan pelanggan Anda, apakah itu datang melalui obrolan situs web Anda, Facebook Messenger, SMS atau Telegram.

Walaupun memiliki banyak kelebihan yang kompleks, akan tetapi WhatsApp juga memiliki kekurangannya untuk aplikasi persuratan, antara lain:

• Dengan WhatsApp, Anda hanya memiliki waktu 24 jam untuk menanggapi permintaan pelanggan Anda. Jika Anda membalas pesan setelah jendela ini berakhir, Anda harus menggunakan template pesan yang sebelumnya telah disetujui oleh WhatsApp. Karena itu, messenger memastikan waktu respons cepat yang diharapkan pengguna.
• Berbeda dengan aplikasinya, API WhatsApp Business tidak gratis. Mitra solusi bisnis WhatsApp Anda akan membebankan biaya bulanan untuk penggunaan platform perpesanan pelanggan dan akses API. Biaya bervariasi tergantung pada penyedia dan berbagai fungsi yang mereka tawarkan. Ada yang mungkin paling murah adalah 1,5 juta rupiah untuk per bulannya.

Artikel Terkait : Cara Mengumpankan Email ke Arus Aktivitas

DocuSign

Untuk yang lebih professional lagi dalam aplikasi persuratan. DocuSign eSignature adalah perangkat lunak penandatanganan dokumen yang dapat Anda gunakan untuk secara legal dan aman yang mengumpulkan persetujuan secara online dalam hitungan menit.

Digunakan untuk menggantikan proses penandatanganan manual yang panjang, tanda tangan elektronik mempercepat proses kesepakatan dan memaksimalkan produktivitas.

Mungkin akan di bahas kelebihannya saja untuk yang satu ini, karena software atau aplikasi yang merupakan buatan yang advance untuk penggunaan aplikasi persuratan ini memiliki kekurangan yang hampir tidak ada.

Untuk kelebihan dari aplikasi DocuSign adalah sebagai berikut:

• Kirim dan tandatangani perjanjian hampir dari mana saja, di sebagian besar perangkat. Dukung alur kerja jarak jauh dan berdayakan tim penjualan untuk menandatangani saat bepergian.
• DocuSign eSignature memenuhi beberapa standar keamanan AS, UE, dan global yang paling ketat, dan menggunakan teknologi enkripsi data terkuat yang tersedia.
• Lihat setiap tanda tangan saat bergerak di sepanjang proses penandatanganan elektronik dari awal hingga akhir.
• Sering mengirim kumpulan dokumen yang sama? Simpan template dan perjanjian yang sering digunakan untuk mempercepat proses Anda dan menghemat waktu.

Askarasoft

Dan yang terakhir adalah aplikasi persuratan dari Askarasoft. Askarasoft adalah sebuah perusahaan software yang menyediakan jasa dalam pengelolaan IT dan juga untuk membuat berbagai aplikasi yang digunakan untuk kepentingan perusahaan, salah satunya adalah aplikasi persuratan.

Bitrix24 adalah software buatan Askarasoft. Dengan aplikasi ini, surat menyurat akan lebih mudah untuk bisa meningkatkan potensi bisnis apalagi yang bergerak dalam bidang perdagangan retail dan juga jasa.

CRM Bitrix24 Software CRM/Aplikasi CRM (Customer Relationship Management) merupakan aplikasi berbasis data yang mempermudah profesi Anda termasuk surat-menyurat.

Dengan CRM Bitrix24 Software CRM/Aplikasi CRM (Customer Relationship Management) Anda memungkinkan memantau seluruh surat dalam waktu yang bisa secara real time.

Anda bisa dengan cepat mengembangkan system surat menyurat perusahaan Anda dengan CRM Bitrix24 Software CRM/Aplikasi CRM (Customer Relationship Management).

Dengan memanfaatkan CRM Bitrix24 Software CRM/Aplikasi CRM (Customer Relationship Management) dari Askarasoft Software Project Management.

Untuk request demo secara gratis, Anda bisa klik link digital sign

Pentingnya Aplikasi Persuratan Online Untuk Bisnis

Ada banyak sekali aplikasi persuratan online untuk bisnis yang bisa Anda pilih sesuai dengan kebutuhan Anda. Namun, memang jika dilihat lagi, aplikasi persuratan online yang lengkap dan juga dengan banyak sekali kelebihannya adalah Askarasoft dengan aplikasinya Bitrix24.

Sebenarnya, bisnis apa pun memang sangat penting untuk persuratan online agar memudahkan pekerjaan.

Untuk Perusahaan

Untuk kelas sebuah perusahaan yang besar, aplikasi persuratan dapat membuat proses korespondensi jadi lebih mudah karena dikerjakan secara otomatis.

Akibatnya, tentu saja ini akan membuat waktu penyaluran proses surat menyurat bisa terlaksana dengan cepat. Aplikasi persuratan juga mampu menyimpan seluruh surat masuk maupun keluar sehingga perusahaan dapat memantau arsip persuratan dengan optimal.

Selain itu, aplikasi persuratan juga bisa memberikan penomoran secara otomatis agar nomor surat bisa terdeteksi dengan mudah dan secara runtut.

Untuk UMKM

Walaupun terbilang merupakan bisnis yang masih merintis, tapi menggunakan aplikasi persuratan untuk bisnis adalah hal yang sangat penting.

Mungkin jika dipikir lagi memang untuk apa fungsinya kalau kelas bisnisnya masih dalam lingkup yang baru. Tetapi, jika ingin berkembang dan ingin berkolaborasi dengan perusahaan yang lain,  tentunya surat menyurat perlu sekali untuk Anda lakukan bukan?

Seperti yang Anda ketahui, Surat memiliki peranan penting bagi kelancaran pekerjaan UMKM dalam usaha pencapaian tujuan.

Untuk Personal

Sedangkan untuk personal, memang tidak akan ada salahnya. Mungkin Anda adalah personal yang sering kali melakukan kolaborasi dengan perusahaan atau instansi yang bisa dikatakan adalah pekerja freelance. Pada setiap proyek, tentunya butuh yang namanya surat untuk mempertanyakan, menawarkan, atau menerima sebuah pekerjaan.

Aplikasi persuratan ini akan membuat Anda menjadi tertata dengan proses penandatanganan surat yang bisa dilakukan dengan aplikasi persuratan secara real time.

Fitur Aplikasi Persuratan Online Askarasoft

Aplikasi persuratan memang sangat penting untuk Anda yang memang merasa jika surat menyurat untuk sebuah pekerjaan adalah hal yang sangat penting.

Askarasoft memiliki berbagai macam fitur yang bisa sekali membantu Anda dalam melakukan kegiatan surat menyurat.

Bitrix24 yang merupakan aplikasi buatan Askarasoft untuk surat menyurat memiliki beberapa fitur yang sangat membantu di antaranya:

• Panggilan dari menu Software CRM/Aplikasi CRM (Customer Relationship Management).
• Klien akan langsung terhubung ke agen yang ditentukan.
• Informasi klien muncul selama telepon.
• Mampu untuk membuat data pelanggan baru ketika mendapatkan panggilan baru.
• Penjadwalan telepon.

Bitrix24 ini memang sangat bagus untuk perusahaan yang melayani Software Call Center agar bisa terhubung dengan customer selalu.

Tertarik menggunakan aplikasi persuratan dari Askarasoft? Anda bisa coba gratis sekarang juga dan rasakan perbedaan aplikasi persuratan dari Askarasoft yang handal, simpel, dan juga kaya akan fitur yang membantu sekali.