Cara Meningkatkan Layanan Call Center Secara Efektif

Setiap perusahaan ingin menjadi lebih produktif untuk meningkatkan keuntungan, keterlibatan karyawan menjadi kunci utama untuk menambah pengalaman pelanggan yang positif.Meningkatkan pelayanan Call Center menjadi salah satu cara produktif untuk meningkatkan keuntungan, namun memiliki tantangan yang besar jika tidak di lakukan secara efesien.

Dimulai dari permintaan pelanggan yang meningkat hingga pergantian staf yang tinggi dapat berdampak negatif terhadap produktivitas call center. Anda harus tetap mengetahui kinerja agen Anda setiap hari jika Anda menginginkan hasil terbaik. Dan memahami arti yang tepat dari produktivitas call center Lalu, bagaimana cara untuk meningkatkan usaha dengan call center ? hal yang pertama anda lakukan adalah melibatkan agen anda, artikel ini akan membahas mengenai cara meningkatkan layanan Call Center secara efektif.

Fokus pada Kualitas Panggilan

Untuk meningkatan panggilan yang produktif terapkan sistem penilaian untuk menilai setiap interaksi pelanggan berdasarkan kriteria sesuai dengan tujuan bisnis anda seperti profesionalisme, akurasi, empati, kepuasan pelanggan, dll.cara menilainya adalah dengan menilai setiap interaksi pelanggan berdasarkan kriteria yang sesuai dengan tujuan Anda: profesionalisme, akurasi, empati, kepuasan pelanggan, dll. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kualitas panggilan dan produktivitas pada saat yang bersamaan dengan melaksanakan pelatihan dan pembinaan sesuai kebutuhan.

Libatkan Agen Anda pada pelayanan Call Center

Ketika Anda melibatkan agen call center Anda, Anda membantu mereka merasa seperti anggota tim call center yang lebih berharga, yang nantinya dapat memotivasi mereka untuk melakukan pekerjaan yang lebih produktif.

Untuk melibatkan agen Anda, beri mereka kesempatan untuk berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan. Ciptakan lingkungan yang positif di mana agen Anda merasa mereka memainkan peran penting dalam kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.Anda dapat melakukannya dengan mengambil respon balik agen, termasuk dalam proses jaminan kualitas, dan mendapatkan partisipasi mereka dalam semua aspek untuk meningkatkan layanan Call Center secara efektif.

Tawarkan Fleksibilitas 

Penyiapan pusat panggilan yang fleksibel juga dapat meningkatkan produktivitas. Kunci fleksibilitas adalah menawarkan otonomi agen. Semakin agen Anda merasa memiliki kepercayaan dan kebebasan untuk menangani pelanggan sesuai keinginan mereka, mereka akan semakin produktif. Ini akan membantu Anda merampingkan alur kerja pusat panggilan, meningkatkan moral, dan meningkatkan keterlibatan agen.

Manfaatkan Perangkat Lunak Call Center

92% karyawan mengatakan bahwa memiliki teknologi yang membantu mereka melakukan pekerjaan secara efisien meningkatkan kepuasan kerja mereka. Anda dapat menggunakan perangkat lunak pada layanan call center untuk melacak metrik utama atau memberikan solusi pelanggan yang lebih efisien, semakin baik.

Dengan perangkat lunak jaminan kualitas pusat panggilan, Anda juga memberi agen Anda akses ke metrik waktu secara real. Apa yang akan dilakukan dapat membantu mereka memahami bagaimana kinerja mereka sehingga mereka dapat membuat keputusan yang lebih tepat tentang produktivitas mereka.

Misalnya, jika agen Anda memiliki akses ke informasi tentang waktu tunggu pelanggan atau waktu menangani panggilan, mereka dapat menggunakannya sebagai motivasi untuk meningkatkan kinerjanya. Kuncinya adalah menggunakan perangkat lunak seperti Bitrix24 untuk jaminan kualitas dibandingkan dengan spreadsheet atau template—itu bisa lambat dan berdampak negatif pada produktivitas Anda.

Fokus pada Customer Flow 

Salah satu kendala dalam aktivitas panggilan cepat adalah alur kerja yang buruk, Anda perlu memastikan bahwa setiap panggilan dan obrolan masuk ke sistem call center dengan pendistribusian yang tepat. Artinya anda dapat mengirim pelanggan ke tim dan agen yang tepat yang paling cocok untuk menjawab masalah mereka dan berhasil menyelesaikan interaksi pada kontak pertama.

Kesimpulan

Penting bagi Anda untuk secara teratur melakukan jaminan kualitas call center untuk melihat apakah yang anda lakukan meningkatkan pelayanan atau tidak. Semakin otomatis Anda dapat membuat proses ini, semakin baik, karena tidak akan mengganggu produktivitas Anda secara keseluruhan.Pastikan lapor yang Anda dapatkan sesuai dengan tujuan perusahaan dalam menyelaraskan layanan call center secara efisiensi dan efektivitas. Dengan cara ini, Anda memastikan bahwa apa yang Anda ukur dan sesuaikan sepenuhnya terkait dengan kinerja Anda.