Memecat karyawan memiliki kesulitan tersendiri bagi manajer dan perusahaan pada umumnya. Hal ini biasanya bagian tersulit dari pekerjaan. Tidak ada tugas atau masalah yang lebih emosional daripada memecat/PHK staf.
Mari kita akui – tidak ada yang suka memecat orang. Bagaimanapun, kita adalah makhluk sosial dan menjaga hubungan adalah bagian dari sifat kita. Hal ini berlaku terutama untuk pemula dan usaha kecil karena dalam tim kecil semua orang saling mengenal dengan baik. Tapi Anda tidak memulai usaha hanya untuk melihat usaha anda hancur oleh karyawan yang berkinerja buruk. Mengetahui bagaimana memecat/PHK karyawan adalah keterampilan kepemimpinan yang perlu Anda kuasai jika Anda ingin melihat kesuksesan bisnis Anda.
Ada dua aspek yang perlu Anda jaga saat memberhentkan seseorang: administratif, dengan kata lain, berkaitan dengan prosedur yang diatur oleh kebijakan dan hukum perusahaan, dan aspek relasional, yang menyangkut orang dan hubungan mereka. Mari kita tinjau secara rinci:
Administratif
Dari perspektif bisnis, proses PHK serupa dengan proses internal perusahaan lainnya. Manajer jarang berkutat dengan bagian pemecatan, karena begitu Anda mendokumentasikan prosesnya, Anda dapat mengikuti rencana langkah-demi-langkah yang jelas dan tidak memungkinkan adanya interpretasi atau keraguan.
Ada beberapa tip untuk meminimalkan risiko hukum dan bisnis Anda:
– Libatkan HR
Pemimpin sering diajarkan cara memecat orang, tapi pemecatan bukanlah tugas utama mereka. Pemimpin ada untuk memimpin, menginspirasi, memberdayakan dan memberikan panduan. Jadi wajar jika Anda merasa sedikit terintimidasi oleh proses pemecatan. Apa cara terbaik untuk mengatasinya? Libatkan seorang ahli. Satu-satunya orang yang mungkin memiliki pendidikan dan latar belakang terbaik untuk menangani masalah PHK yang rumit adalah HR. Orang HR Anda akan memberi Anda petunjuk penting mengenai implikasi hukum dan mengurangi beban emosional Anda.
– Dokumentasikan semuanya
Ketika harus memecat, sisihkan otak kanan Anda dan fokuskan pada apa yang dipikirkan oleh pikiran rasional Anda. Meskipun komunikasi tatap muka sangat penting bagi atasan dan karyawan, sangat sulit untuk memprediksi bagaimana keadaan bisa berubah. Anda ingin menyimpan semua catatan, email dalam bentuk tertulis. Apa pun yang tidak tertulis di selembar kertas dianggap tidak pernah terjadi. Jangan khawatir mengenai pemecatan yang berakhir di pengadilan, tapi selalu siap jika memang diperlukan.
Jika kinerja adalah alasan utama untuk melakukan pemecatan, maka daftar tugas yang tidak diselesaikan di Bitrix24 dapat membenarkan alasan keputusan Anda. Selain itu, fitur ini akan membuat proses transisi lebih lancar bagi tim dan karyawan baru.
– Memiliki sistem file sharing di satu tempat
Beberapa perusahaan memungkinkan staf mereka menggunakan drive pribadi. Tapi solusi ini sangat rentan, karena data tersebar di beberapa perangkat yang mempersulit proses perekrutan karyawan baru dan proses pelatihan, dan membuat bisnis Anda rentan terhadap risiko keamanan.
Sistem file sharing di satu tempat membuat komunikasi dan transfer informasi menjadi lebih mudah dan memberi Anda ketenangan pikiran pada saat Anda tidak memiliki akses ke karyawan tertentu. Anda dapat membuat peraturan, yang akan meminta karyawan untuk menyimpan dokumen kerja mereka di drive perusahaan.
– Batasi akses
Berbicara dengan karyawan kemudian mereka keluar dari perusahaan bukanlah langkah terakhir dari proses pemecatan. Teknologi dewasa ini memungkinkan kita untuk mengakses informasi dari sudut terjauh di bumi dan ini memunculkan risiko akses yang tidak sah.
Begitu Anda berbicara dengan karyawan Anda, Anda harus memastikan mereka tidak lagi memiliki akses ke sistem dan arsip perusahaan. Fitur ini tersedia di Bitrix24.
– Otomatisasi prosesnya
Jadi Anda harus memecat seorang karyawan dan takut Anda melupakan sesuatu? Tidak perlu membuat daftar panjang yang harus dilakukan. Ada solusi yang lebih efektif untuk membuat proses PHK menjadi mudah. Sama seperti Anda dapat mengotomatisasi proses manajemen proyek, Anda juga dapat mengotomatisasi proses PHK Anda. Hal ini dapat dicapai melalui proses bisnis alur kerja yang tepat di Bitrix24.
Relasi
Setelah mengetahui bagian administrasi dari prosesnya, berikut beberapa tip untuk membantu Anda:
– Pastikan anda telah melakukan yang terbaik
Sebagai atasan, Anda perlu memahami bahwa bukan Anda yang membuat keputusan, ini adalah kinerja karyawan Anda. Jika Anda telah melakukan segalanya untuk memperbaiki kinerjanya dan tidak ada hasil yang jelas, itu berarti karyawan Anda tidak tertarik atau dipekerjakan untuk pekerjaan yang salah.
– Bertindak cepat dan langsung
Manajer sering menyesal menunda keputusan namun merasa senang saat mereka bertindak cepat. Ini tidak berarti anda harus memecat secepat mungkin. Anda masih memerlukan riwayat dokumen dan komunikasi sebelum pembicaraan sebenarnya. Tapi terus menunda memecat seseorang akan membuat kinerja Anda sebagai pemimpin kurang baik dan dapat merusak kinerja tim Anda.
– Bersyukurlah
Dipecat adalah pengalaman yang mengerikan bagi karyawan. Tidak mudah menghadapi masa depan pengangguran. Hal ini juga sangat traumatis untuk berbagi berita dengan keluarga dan teman. Jadi, letakkan diri Anda di posisi karyawan dan coba bayangkan bagaimana Anda ingin diperlakukan jika Anda berada dalam situasi yang sama. Tunjukkan pada mereka bahwa Anda peduli dan bukan sekedar tugas yang anda harus lakukan. Juga, jika alasan pemecatan bukan kinerja karyawan tapi pekerjaan yang salah, tawarkan untuk menulis surat rekomendasi atau memberikan referensi.
– Tetap tenang
Memecat seseorang adalah pengalaman yang menguras emosi, tapi Anda tidak ingin hal itu mempengaruhi bisnis Anda. Tidak apa-apa untuk merenungkan prosesnya selama satu atau dua hari, tapi pastikan rasa bersalah itu tidak mengganggu hasrat Anda untuk berbisnis. Pertahankan keseimbangan antara perasaan terhadap seseorang dan pertahankan perspektif bisnis yang jelas.
Kesimpulan
Bila kita harus memecat seseorang, kita pasti merasa bersalah. Perasaan ini, betapapun beratnya perasaan mereka, tunjukkan bahwa Anda sebagai manajer yang baik. Ada banyak manajer yang tidak merasa kasihan pada anggota tim mereka, dan orang tidak mau bekerja untuk mereka. Ada juga mereka yang peduli terhadap kebahagiaan orang lain terlalu banyak dan membahayakan masa depan perusahaan mereka. Pemimpin sejati dapat berfokus pada apa yang terbaik untuk bisnis mereka dan apa yang membuat karyawan senang.
Bitrix24 adalah solusi HRIS gratis dengan lebih dari 25 tool HR, seperti media sosial, absensi, kalender, pengelolaan dokumen, portal karyawan, permintaan cuti, perencanaan beban kerja karyawan, tugas dan manajemen proyek, dll. Askarasoft adalah partner Bitrix24 di Indonesia. Kunjungi www.crm-indonesia.com untuk informasi lebih jelas.
