All posts by askarasoft

Penerapan Lockdown telah merubah lingkungan kerja di perusahaan bertransisi menjadi jarak jauh. Perubahan model kerja memaksa untuk segera beradapatasi agar tetap bisa produktif yang mungkin membutuhkan waktu yang tidak singkat. Solusi pertama yang sebaiknya dilakukan adalah membuat tim untuk tetap bisa berkomunikasi secara efektif dan efesien, menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan kerja dan memastikan kesinambungan bisnis tetap menjadi prioritas walaupun tidak bekerja di kantor.

Dari sudut pandang yang luas, momen yang terjadi saat ini telah merubah kebijakan pemerintah dan manajemen proses yang di serahkan kepada pemerintah daerah.

Untuk dapat menghadapi dan memulihkan kembali dari situsi COVID-19, perusahaan harus bertindak cepat dan mengahadapi tantangan ini dengan perspektif baru yang fokus pada kolaborasi tim. Berikut adalah lima alasan mengapa transformasi digital adalah respons krisis yang efektif

Respon dengan tenang.

Dalam keadaan krisis, pertimbangan utama bagi pemilik bisnis adalah para karyawan mereka. Pertimbangan yang diambil adalah bagaimana agar para karyawan tetap sejahtera dalam kondisi ini. Setelah itu, menentukan rencana bagaimana agar bisnis tetap berjalan stabil.

Para pemilik bisnis harus beradaptasi dengan menemukan solusi untuk menstabilkan model bisnis dan memungkinkan cara-cara alternatif untuk bekerja dan berkolaborasi — tetapi ada implikasi jangka pendek dan jangka panjang untuk dipertimbangkan.

Seberapa tanggap anda dalam menanggapi situasi darurat tergantung pada kemampuan anda untuk menjadi cukup fleksibel untuk bertahan dalam setiap kondisi dan memastikan perubahan jangka pendek ini tetap mendukung kelangsungan bisnis anda untuk kedepannya. Menggunakan pandangan jauh ke depan untuk membuat rencana darurat yang efektif menghilangkan pengambilan keputusan yang reaktif, yang bisa melumpuhkan bisnis dalam jangka panjang.

Kemudahan dari transformasi digital yang digerakan oleh proses adalah meningkatkan kemudahan dalam situasi di masa depan melalui kolaborasi, bisa mempertahankan kinerja operasional dan memperkuat solusi dalam proses bisnis.

Komunikasi adalah kuncinya

Setelah Anda membuat rencana darurat, langkah selanjutnya adalah mengkomunikasikannya ke seluruh perusahaan. Ketika Covid-19 menjadikan anda harus berada di rumah, membuat para pekerja berada di berbagai wilayah,  komunikasi tim dalam perusahaan menjadi tidak mudah. Hal yang sama berlaku untuk pekerja yang berkolaborasi dalam tim yang sama, apalagi bidang bisnis yang berbeda.

Untuk memastikan eksekusi dari awal hingga akhir, bisnis harus membuat alur kerja standar yang dapat digunakan di seluruh perusahaan dan dieksekusi dengan cara yang sama, di mana pun staf berada.

Tetap fokus pada pelanggan

Sementara keadaan di dalam perusahaan mungkin tidak stabil, dari prespektif luar penting untuk menjaga agar keadaan bisnis terlihat seperti biasanya.

Transformasi digital melalui satu sumber dapat memperkuat kerangka kerja manajemen proses, karena semua kegiatan bisnis dimodelkan dan dipahami oleh staf; ini berarti Anda akan dapat mempertahankan keadaan bisnis anda stabil dari prespektif luar, bahkan dalam keadaan yang menantang.

Perbaiki proses Anda

Untuk mensimulasikan proses operasional secara efektif, Anda secara intrinsik harus memahaminya terlebih dahulu. Manajemen proses yang kuat, dikombinasikan dengan alat analisis proses, memberikan pandangan komprehensif tentang cara bisnis Anda ‘benar-benar bekerja’, tidak hanya sebagai alat bantu kerja saja.

Dengan transformasi digital, gangguan dapat menjadi peluang untuk meningkatkan proses dan memberikan manfaat jangka panjang melalui fleksibilitas jangka pendek.

Pelajaran di sini adalah untuk tetap berpegang pada pedoman perusahan dan bekerjasama untuk menghadapi krisis ini, dan siap mengalami perubahan bisa menjadi peningkatan dalam bisnis anda.

Bitrix merupakan platform intranet untuk dapat melakukan digitalisasi proses melalui fungsi proses bisnis, kehadiran online, manajemen tugas, manajemen dokumen, dan kolaborasi internal.

Pandemi Covid-19 menjadi permasalahan bersama dan berdampak pada semua bidang terutama dalam bidang ekonomi. Pelaku bisnis mencoba untuk melakukan pencegahan dan mencari solusi untuk menghadapi ini demi mempertahankan agar kegiatan ekonomi tetap berjalan. Manajemen bisnis berbasis IT menjadi solusi utama untuk menghadapi pandemi Covid-19. Dalam situasi ini, mengenali risiko akibat Covid-19 bagi pelaku bisnis sangat penting untuk meminimalkan dampak yang ditumbulkan. Tanggung jawab perusahaan adalah memastikan tindakan darurat dasar yang telah di rekomendasikan oleh Organisasi Kesehatan Dunia (WHO) untuk mencegah penyebaran, seperti sterilisasi kantor, menginstruksikan karyawan untuk menjaga jarak sosial atau bisa juga pembatasan perjalanan dan lain – lain. Selain langkah-langkah dasar awal yang disebutkan di atas, beberapa risiko juga penting untuk di lakukan. Berikut beberapa risiko bagi pelaku bisnis yang bisa terjadi ketika menerapkanManajemen Bisnis berbasis IT.

Risiko Kesediaan Infrastruktur, kesiapan semua komponen infrastruktur untuk berlangsungnya bekerja dari jarak jauh menjadi lebih tinggi

• Ketersediaan bandwidth untuk terhubung ke jaringan Kantor Pusat.
• VPN atau kapasitas perangkat keras konektivitas jarak jauh.
• Ketersediaan laptop / sistem untuk karyawan jarak jauh.
• Ketersediaan perangkat keras atau perangkat lunak absensi.
• Mode komunikasi untuk pekerja jarak jauh. Anda dapat menggunakan Bitrix24 untuk komunikasi karyawan yang lebih mudah.
• Aplikasi kinerja karyawan untuk meningkatkan produktivitas seperti menggunakan manajemen tugas bitrix.

Risiko Keamanan Data, keamanan data selalu penting entah pengguna bekerja dari jarak jauh ataupun bekerja di ruang kantor.

• Pastikan dokumentasi kebijakan perlindungan data yang ketat. Bitrix24 intranet dapat digunakan untuk mengelola dokumen dan mengakses konfigurasi.
• Sistem pencegahan kehilangan data.
• Penyediaan sistem sinkronisasi data otomatis untuk meminimalkan kehilangan data jika terjadi kegagalan perangkat keras.

Risiko Cyber, beralihnya pekerjaan menjadi berbasis IT  dapat meningkatkan ancaman di dunia cyber (dunia maya) , tim IT diperlukan untuk memberi pencegahan atau perlindungan.

• Pemantauan semua peristiwa dan memastikan patch keamanan diterapkan tepat waktu.
• Pemantauan semua aplikasi yang dipublikasikan untuk umum dan memastikan kontrol keamanan.
• Pastikan keamanan fisik semua lokasi.

Risiko dari Karyawan, Karyawan adalah pemegang utama, bekali mereka dengan pengetahuan dasar untuk menghadapi pandemi ini.

• Ambil tindakan suportif untuk memotivasi dan membimbing mereka bagaimana menghadapi situasi semacam ini.
• Terus beri tahu karyawan semua informasi yang diperlukan tentang undang-undang negara terkait COVID-19.
• Pemetaan peran kunci dan ketersediaan cadangan jika tidak ada.
• Untuk memotivasi karyawan jarak jauh, kembangkan media komunikasi untuk berkolaborasi dan mengatur sesi motivasi.

Risiko Bisnis dan Operasional

• Membuat pengaturan izin kerja dan izin terkait akses lainnya untuk karyawan, yang tidak bisa bekerja dari jarak jauh.
• Draf semua masalah potensial dan tindakan pencegahan terkait dengan rantai pasokan.
• Mengevaluasi secara cermat semua opsi tersebut dari mana biaya dapat dioptimalkan.
• Evaluasi kembali proses bisnis dan portofolio untuk menstabilkan organisasi untuk melawan dampak terhadap ekonominya.
• Menetapkan rencana untuk memastikan operasi bisnis dan mencatat semua skenario dan penanggulangannya yang dapat mempengaruhi operasi Bisnis.
• Jika diperlukan, tentukan kembali perjanjian tingkat layanan (SLA) dan Perjanjian tingkat operasional (OLA).

Kesimpulannya, meskipun Covid-19 memiliki risiko besar dalam kelangsungan bisnis, pelaku bisnis dapat mengurangi dampaknya dengan mengambil langkah pencegahan dan memahami risiko yang akan terjadi. Seiring dengan meningkatnya corona virus, beberapa bisnis akan mengeksplorasi lebih banyak solusi yang di terapkan untuk menghadapi Covid-19 atau pandemic lainnya di masa yang akan datang. Menggunakan platform seperti Bitrix24 dapat menjadi pilihan dalam manajemen bisnis berbasis IT.

Bitrix24 adalah aplikasi yang membantu meningkatkan kinerja perusahaan untuk berkomunikasi dan berkolaborasi, tidak hanya berkirim pesan antar karyawan namun juga bisa berbagi data antar departemen. Aplikasi ini menggabungkan beberapa perangkat kolaborasi dengan aplikasi CRM seperti manajemen tugas, manjemen kehadiran, dan manajemen dokumen yang aman. Bitrix24 tersedia dalam dua versi yaitu versi Cloud dan versi On premise (self – host). Untuk mengetahui lebih jauh mana yang lebih menguntungkan antara versi cloud dan versi On Premise mari kita uraikan pengertian dari kedua versi tersebut sebagai perbandingan.

Bitrix24 Versi Cloud

Teknologi cloud saat ini menjadi tren di tanah air, pengertian cloud dalam bahasa Indonesia adalah awan. Teknologi cloud sendiri artinya layanan penyimpanan data yang berbasis internet dimana data disimpan dalam cloud oleh penyedia dan perusahaan cukup menggunakan aplikasi /software untuk mengaksesnya selama terhubung dengan akses internet. Karena aplikasi ini berbasis web anda bisa mengaksesnya dimana pun dan kapanpun. Kelebihan menggunakan versi cloud adalah user tanpa batas, jika anda memliki karyawan dalam jumlah besar anda bisa memanfaatkan versi cloud  dengan edisi berlangganan . Selain itu Anda juga tidak perlu mengkonfigurasikan system ini sehingga anda tidak membutuhkan tim IT khusus untuk menggunakan layanan ini. Sebagai perbandingan versi cloud dan versi on premise jika anda memiliki kebutuhan yang lebih tinggi seperti penyimpanan data yang disimpan di server perusahaan, kustomisasi sesuai dengan branding perusahaan dan penyesuaian produk lainnya , anda dapat memigrasikan akun Bitrix24 cloud menjadi versi on premise.

Bitrix24 Versi On premise (self-hosted)

Kenapa kita harus memilih edisi on premise ? Ada beberapa alasan yang mengharuskan anda untuk mengganti versi  cloud menjadi versi on premise, contohnya ketika ada peraturan secara tertulis mengharuskan anda menyimpan data di lokasi tertentu karena Anda membutuhkan kontrol penuh untuk pengolahan data. Karena adanya kebijakan tersebut versi on premise bisa menjadi pilihan. Dari segi fitur on premise memiliki lebih banyak pilihan fitur dan modul dibandingkan versi cloud, berikut perbandingannya :

• Tidak seperti versi Cloud, Bitrix24 versi on premise sepenuhnya dapat disesuaikan sesuai kebutuhan perusahaan  (Anda dapat mengubah logo, skema warna, tata letak, struktur menu, konten halaman, menambah atau menghapus gadget, memodifikasi menu, dll).Versi on premise (self-host)dapat diinstall di server web Anda, atau digunakan di jaringan local atau juga dapat di atur tanpa akses Internet.
• Bitrix24 versi On Premise (self-host) adalah produk berbasis PHP. Jika kompatibel, Anda dapat mengintegrasikan gadget, dan modul pihak ketiga. Integrasi AD / LDAP juga didukung. Ketersediaan source code memungkinkan lebih banyak fleksibilitas penyesuaian dan opsi integrasi.
• Edisi tertinggi (enterprise) memiliki modul khusus, seperti Web Cluster (membantu Anda menyeimbangkan beban server) dan fitur Multi Departemen (memungkinkan untuk membuat beberapa intranet dalam satu intranet; biasanya diperlukan oleh perusahaan yang memiliki sejumlah anak perusahaan atau cabang).

Ketika anda akan memilih untuk berlangganan versi cloud atau on premise (self – host), tentukan terlebih dahulu sifat dari bisnis anda, kapasitas dari perusahaan dan kebijakan perusahaan anda untuk memilih versi cloud yang fleksibel atau versi on premise (self-hosting) untuk pengembangan proyek intranet.

Catatan : Bitrix24 on premise sebagai lisensi seumur hidup (biaya satu kali). Untuk berlangganan di tahun pertama Anda mendapat dukungan teknis premium dan pembaharuan produk. Setelah berlangganan tahun pertama berakhir Anda dapat memperbaharui untuk tahun berikutnya (ini hanya optional).

Kedua versi ini memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing terkait penerapan dan pemeliharaannya. Bitrix24 versi Cloud dan version premise (self-host) memiliki harga yang berbeda karena disesuaikan dengan lisensi dan fitur yang akan  di dapatkan. Untuk memudahkan Anda berikut perbandingan biaya antara versi cloud dan versi on premise :

Biaya yang Terkait dengan Bitrix24 Cloud :

• Aset perangkat keras dasar (workstation / laptop / perangkat seluler yang dapat memberikan akses ke Web);
• Akses Internet (berbagai opsi yang disediakan oleh ISP atau operator seluler);
• Biaya bulanan (setengah tahun atau satu tahun) untuk opsi berlangganan Bitrix24;
• Pelatihan dan pemeliharaan tambahan optional (biasanya layanan berbayar disediakan oleh Mitra Bitrix).

Biaya yang terkait dengan Bitrix24 versi On premise (self-host) :

• Perangkat keras dan lunak untuk jaringan lokal
• Layanan hosting untuk instalasi jarak jauh
• Lisensi komersial untuk versi Bitrix24 yang di-hosting-sendiri + lisensi pengguna tambahan (jika diperlukan lebih dari 25 pengguna);
• Gaji untuk staf IT outsourcing atau in-house untuk implementasi dan pemeliharaan proyek (tergantung pada banyak faktor; dapat menjadi pembayaran satu kali untuk solusi intranet yang dikembangkan oleh Mitra Bitrix, atau dapat melibatkan pembayaran per jam untuk layanan tersebut disediakan oleh spesialis IT).

Jika Anda sudah memahami perbandingan dari versi cloud dan versi on premise Bitrix24, Anda bisa mengetahui mana yang lebih menguntungkan untuk digunakan di perusahaan Anda. Askarasoft merupakan gold partner bitrix yang dapat membantu proses implementasi, pelatihan, hingga kustomisasi untuk bitrix on premise.

Perpindahan suasana kerja menjadi kerja jarak jauh atau biasa disebut dengan bekerja dari rumah menjadi tantangan tersendiri bagi beberapa perusahaan, untuk mengatasi hal ini berikut  9 langkah agar kita tetap produktif saat berkerja dari rumah.

1. Informasikan kepada Tim Saat perpindahan suasana kerja menjadi bekerja dari rumah, penting bagi Anda untuk memberikan informasi terlebih dahulu kepada tim Anda, mengenai alasan perpindahan ini dan berikan masukan mengenai cara agar bekerja dari rumah tetap produktif. Pastikan semua orang memahami tugas mereka masing- masing sesuai dengan perannya dan berikan solusi agar bekerja dari rumah tetap nyaman tanpa perlu rasa hawatir.
2. Lakukan Simulasi Alur Kerja Tim Anda Lakukan simulasi dengan tim Anda mengenai alur kerja mereka dari awal hingga akhir. Buatlah daftar kebutuhan apa saja yang di perlukan untuk menjaga proses kerja tetap berjalan, mulai dari komputer, headset hingga koneksi internet yang stabil dan cara untuk mengakses portal perusahaan Anda.
3. Buat Jadwal yang Terstruktur Anda akan berpikir bahwa bekerja jarak jauh membuat kondisi menjadi tidak kondusif dan minim akan pengawasan. Untuk mencegah hal tersebut  dan menjaga semuanya berjalan dengan lancar saat karyawan Anda berada di luar kantor, Anda bisa membuat beberapa rencana berikut :
   • Jadwalkan untuk melakukan panggilan secara online setiap satu minggu sekali atau beberapa hari sekali bagi setiap karyawan dan buat pertemuan online secara bersamaan untuk melihat dan mendiskusikan hasil kerja dari semua karyawan.
   • Mendorong karyawan untuk melakukan perencanaan dalam mengatur harian kerja meraka, mulai dari jam kerja, waktu istirahat, serta rencana atau tujuan kerja yang akan dilakukan pada hari itu.
   • Membuat sistem laporan hasil kerja untuk mengetahui kemajuan dari masing – masing karyawan.
   • Menggunakan kalender yang bisa di akses oleh semua karyawan untuk mengetahui dan memastikan bahwa semua orang berada pada tugas yang telah direncanakan.
4. Membangun Rasa Kebersamaan Walaupun Bekerja dari Rumah Perubahan lingkungan kerja bisa menjadi hambatan bagi karyawan Anda. Manusia adalah makhluk sosial yang senang untuk berkomunikasi secara langsung, bagi karyawan Anda yang terbiasa dikelilingi oleh rekan kerja perubahan ini bisa menjadi kendala. Pastikan bahwa karyawan Anda memiliki semua alat komunikasi yang mereka butuhkan untuk tetap bisa terhubung dengan satu sama lain dan dapat berkomunikasi seperti saat mereka berada di kantor. Jadwalkan pertemuan online secara berkala untuk membangun rasa kebersamaan.  Jika tim Anda bahagia, maka bisnis Anda akan terus berjalan dan berkembang apa pun kondisinya.
5. Utamakan Staf yang MemenuhiFaktorUrgensi Organisasi Kesehatan Dunia (WHO) telah memperingatkan bahwa mereka yang berusia di atas 60 tahun dan dengan adanya riwayat penyakit bawaan lebih beresiko sehingga di utamakan untuk di jadikan anggota tim yang masuk dalam kategori berkerja dari rumah, karena mereka memiliki resiko lebih tinggi dibanding usia lainnya.
6. Tentukan Tim dan Bagaimana Cara Mereka untuk Bekerja dari Rumah. Contoh paling dasar adalah departemen yang berurusan dengan dokumen dan dokumentasi. Jika Anda memiliki dokumen hukum yang perlu ditandatangani atau dicap, Anda harus membuat sistem yang memungkinkan departemen terkait melakukan hal ini dalam bentuk elektronik, atau mengatur kembali jadwal mereka dengan cara mengurangi waktu mereka di kantor seminimal mungkin. Misalnya, jadwalkan satu hari dalam seminggu untuk mengisi dan menandatangani dokumen.
7. Ciptakan lingkungan Kerja yang Aman didalam Kantor Untuk tim yang tetap bekerja di kantor, pastikan semua karyawan memiliki ruang kerja yang terisolasi dan tetap dalam kondisi karantina, dengan menyebarkan dan memindahkan beberapa anggota tim kerja di area yang berbeda. Tujuan utamanya adalah untuk membatasi kontak fisik antara satu sama lain.
8. Beri Tahu Klien Anda Ketika beralih kepekerjaan jarak jauh, beberapa proses penting yang berbasis kantor mungkin tidak berfungsi sebagaimana mestinya dan beberapa mungkin tidak ada pelayanan sama sekali. Jika bisnis Anda bergantung pada proses kerja berbasis kantor, buatlah strategi untuk memberitahu klien tentang segala pekerjaan yang mungkin bisa dikerjakan dari jarak jauh. Ini penting untuk menjaga hubungan dengan klien tetap baik.
9. Edukasi tim Anda Terakhir, jika Anda memiliki waktu dan sumber daya, ajarkan kepada tim tentang cara bekerja secara efektif dalam kondisi yang tidak stabil. Buat pedoman khusus untuk mengatur bagaimana hari kerja mereka dan cara membuat suasana bekerja tetap nyaman saat diluar kantor.

Yang paling penting adalah memastikan tim Anda aman dan sehat sepanjang waktu dengan kondisi saat ini. Kami berharap Anda dapat menjaga kesehatan dan artikel ini bisa membantu Anda untuk tetap produktif walaupun bekerja dari rumah.   Salam Hangat. Askarasoft. Bitrix Gold Partner.

Bitrix telah memutuskan untuk sementara waktu menghapus batasan 12 pengguna pada paket Bitrix24 free menjadi tidak terbatas, yang memungkinkan Anda untuk menggunakan dengan jumlah pengguna tidak terbatas. Bitrix24 telah digunakan oleh lebih dari 6 juta organisasi di China, Jepang dan Korea Selatan. Tiga Negara tersebut adalah negara yang paling terpukul karena adanya wabah Corona virus . Dampak dari adanya wabah ini cukup signifikan, yang mampu membuat keadaan Negara menjadi tidak stabil dan mengganggu aktifitas bisnis. Sayangnya, hanya sebagian kecil dari bisnis atau institusi memiliki rencana cadangan yang memungkinkan untuk kolaborasi jarak jauh dan bekerja dari rumah. Hal ini telah membuat sebagian besar perusahaan mencari solusi dan peraturan yang sesuai untuk dapat bekerja dari rumah. Jika Anda tinggal di daerah yang terjangkit atau kemungkinan akan terkena dampak pandemi ini, kami sangat menyarankan mulai merencanakan dari sekarang bagaimana perusahaan Anda akan beroperasi selama periode karantina atau selama pembatasan perjalanan.

Menyusun Perencanaan :

1. Tentukan karyawan mana yang dapat bekerja dari jarak jauh jika benar-benar diperlukan.
2. Tentukan alat kolaborasi jarak jauh mana yang akan digunakan untuk setiap karyawan atau departemen.
3. Berikan informasi mengenai cara login, kata sandi, dan instruksi kepada karyawan untuk setiap sistem bekerja jarak jauh yang akan mereka gunakan.
4. Pastikan semua orang mengetahui cara beralih dari pekerjaan kantor menjadi bekerja dari rumah.
5. Tunjukan kepada orang – orang bahwa Bitrix24 dapat mengatur tugas harian mereka,seperti bagaimana mengadakan pertemuan virtual melalui konferensi video, membuat kalender perusahaan , kolaborasi tim melalui obrolan grup, dan penyimpanan dokumen secara online.

Fakta bahwa paket gratis kami sekarang hadir dengan jumlah pengguna yang tidak terbatas, yang artinya anda tidak harus menganggarkan dan melakukan pengadaan untuk menggunakan Bitrix24. Baca Juga : Aplikasi CRM

Apa yang terjadi setelah ancaman COVID-19 berakhir?

Bitrix akan memberikan peringatan untuk setiap perubahan paket gratis, memberi Anda setidaknya 30 hari untuk menyimpan data Anda jika diperlukan. Selain itu, sesuai dengan ketentuan GDPR, Anda akan dapat meminta penghapusan data pribadi sepenuhnya dari server bitrix, jika diperlukan. Tetap Sehat.